【インターン】シフト管理

インターンのシフト管理とは？

インターン生の勤怠やシフト確定などをoplusというツールで管理しています。その対応方法などについて記載していきます。

シフトの確定は、提出期限が下記の通りなので、11日と27日（翌営業日）に行います。

シフト提出期限〈月2回〉
10日 ⇒ 16日～31日分
26日 ⇒ 1日～15日分

確定方法は、インターン生の時間の入った箇所をクリックします。

確定というチェックボックスがあるので、チェックします。

この手順で、1件ずつ確定作業を行います。確定するときに確認してほしいことは以下です。

・3時間以上のシフトになっているか？（原則3時間以下のシフトと、15時～18時のシフトは、実務が3時間以下になる為NG）

・座席数（最大8名）が入るシフトになっているか？

・シフトが全く入っていないメンバーはいないか？（何か理由がある場合はOK）

・シフトが12:00～13:00をまたぐ場合、休憩時間に「1:00」と入っているか？　※NEW

上記のいずれかに該当する場合は、LINEグループで個別or全体に周知します。

※注意事項※

一番下に確定というボタンがありますが、こちらは押さないように気を付けてください！

押してしまうと全日付を確定してしまい、特に11日の確定作業時には、15日から後のシフトに関して、個別に解除しないといけなくなります。また確定ボタンを押すと、インターン生の方で新規のシフトがいれられなくなります。

LINEグループで、勤怠の報告がきます。そちらの返信と欠勤の場合はoplusで該当のシフトを削除します。

遅延の場合は返信だけしておき、羽鳥さんor松隈さんから出社時刻の報告があるので、シフト時間を変更します。

・9:05出勤でも、インターンの時給は15分単位の為、oplusでは9:15出勤とします。

・2件以上ある場合は、念の為Excelでダウンロードした上で、変更作業を行いましょう。（間違った曜日を更新しないように注意！）

出勤日時がバラバラの為、全体周知事項はチャットではなくLINEで行います。

・夏季休暇、冬期休暇の案内（oplusには反映されない為）

・総会の案内（出勤できない旨の連絡）

・歓送迎会の案内

・その他伝達事項